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Planilhas de Excel: 5 motivos para deixá-las de lado

Você provavelmente já utilizou planilhas de Excel em algum momento da sua vida profissional ou pessoal. Elas servem para organizar dados, calcular fórmulas, criar gráficos, e realizar cálculos complexos.

Porém, as planilhas podem trazer uma série de limitações no que diz respeito à eficiência de processos administrativos, financeiros e de relacionamento com o cliente.

Os avanços na tecnologia servem justamente para identificar esses gargalos e permitem atualizar novos métodos de trabalho com o uso de sistemas que fazem integração de diferentes etapas e facilitam a vida de equipes na empresa ou de profissionais autônomos.

É o caso do CRM Imobiliário, que conta com muitas vantagens em comparação com as planilhas. Para saber mais, continue lendo!

Planilhas do Excel

Conheça 5 motivos para deixar de lado as planilhas de Excel

As planilhas de Excel tem funções limitadas, não fazem integração com diferentes sistemas e departamentos de uma empresa e é propensa a erros humanos. Entenda a seguir.

1. Funções limitadas

Embora as planilhas sejam uma ferramenta de baixo custo, elas não são tão eficazes para gerenciar certos tipos de dados no dia a dia de uma imobiliária e não contam com recursos de automação como um CRM.

Para uma imobiliária que já está no mercado há algum tempo, existe uma maior complexidade de tarefas.

Quando há um volume maior de dados, existe o problema da falta de escalabilidade das planilhas. Elas se tornam um mecanismo lento e difícil de gerenciar, principalmente por demandar operações manuais.

Outro ponto é que as planilhas de Excel não oferecem recursos mais avançados, como rastreamento de vendas, automação de marketing e produção automática de relatórios.

Por outro lado, um CRM é projetado para ser escalável e pode lidar com grandes quantidades de dados e usuários simultâneos.

2. Falta de integração com outros sistemas

As planilhas de Excel, a exemplo de planilha de controle financeiro e planilha de gestão,  não fazem integração com outros sistemas no mercado imobiliário, como portais imobiliários.

Com a planilha, você não consegue enviar lembretes de pagamento, automatizar ofertas de promoções por e-mail ou Whatsapp, nem gerar contratos e armazená-los, o que é possível com softwares mais modernos.

Por exemplo, um corretor de imóveis que utiliza um CRM pode obter informações atualizadas dos imóveis automaticamente nos portais, evitando a necessidade de inserir manualmente os dados sobre cada um deles.

Uma planilha conta com formatos específicos para exportação de dados e exige a análise de um ser humano para interpretação e elaboração de gráficos, enquanto outros sistemas geram gráficos automaticamente e com menos margem de erros.

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3. Maior complexidade

Para quem tem conhecimentos avançados em Excel, é possível criar tabelas para organizar e visualizar dados de forma estruturada. Os gráficos dinâmicos permitem representar visualmente as informações.

Além disso, o Excel oferece recursos de programação, como o VBA, que possibilita automatizar tarefas repetitivas e criar macros para executar ações específicas.

A formatação condicional é outra funcionalidade útil do Excel, que destaca visualmente certos valores com base em condições pré-definidas. Há também outras funções, como cruzar dados de duas planilhas no Excel.

No entanto, nem todas as pessoas em uma imobiliária possuem conhecimentos avançados de Excel para gerenciar e analisar dados. Isso pode ser um obstáculo. É aí que entra o CRM.

O CRM é uma ferramenta mais simples e intuitiva que permite gerenciar e analisar dados, mesmo para pessoas que não possuem conhecimentos avançados de Excel. Assim, qualquer pessoa da equipe pode ter acesso e utilizar o software para realizar diferentes atividades.

4. Maior possibilidade de falhas humanas e erros

Como fazer planilhas no Excel envolve a inserção manual de dados, isso pode levar a erros de digitação, como trocar números ou letras, omissões ou duplicações de informações. Esses erros podem ocorrer devido à distração ou falta de atenção do usuário.

É preciso ainda lidar com a complexidade das fórmulas e funções utilizadas nas planilhas de Excel, o que também pode aumentar a chance de erros. Se houver uma referência incorreta nas células, os resultados serão imprecisos ou inconsistentes.

Há também a possibilidade de haver arquivos corrompidos por algum motivo, o que compromete a eficácia do fluxo de informações.

Por outro lado, as tecnologias de automação não demandam o mesmo nível de trabalho manual das planilhas de Excel, o que é um ponto a favor para empresas imobiliárias e corretores que desejam otimizar processos. Vale lembrar que os CRMs contam com recursos de backups automáticos, e isso evita a perda de dados.

Excel para corretores de imóveis

5. Não gerencia relacionamento com o cliente

Uma planilha de Excel não tem como função gerenciar relacionamentos com clientes. Embora seja possível registrar informações dos clientes em um documento, ela não oferece mecanismos aprimorados como em outros sistemas.

A planilha não conta com recursos integrados para rastrear interações, histórico de comunicações, acompanhamento de leads, além de atividades ou oportunidades de vendas. Além disso, não faz envio automático de e-mails, criação de lembretes ou fluxos de trabalho personalizados.

Tudo isso pode fazer uma grande diferença para a empresa no que se refere à análise de dados coletados e a adoção de medidas para refinar estratégias de marketing ao longo do tempo.

Para exemplificar, imagine que Maria entra em contato com a imobiliária e fornece seus dados pessoais, preferências de imóveis e outras informações. A imobiliária registra todas as interações com Maria, como ligações telefônicas, e-mails trocados, reuniões agendadas e visitas a imóveis.

Com base nas informações, a imobiliária pode oferecer um atendimento personalizado. Por exemplo, eles podem enviar recomendações de imóveis e enviar lembretes para acompanhamento.

Se Maria fecha um contrato de aluguel, o CRM sinaliza tal conversão e pode, inclusive, enviar lembretes de pagamento de boletos, além de ter o contrato registrado no sistema, que pode ser concluído com o uso de assinatura digital.

Ou seja, o uso de planilhas de Excel tornaria mais lentas as etapas, além de não cobrir todos os processos, enquanto o CRM traz ganhos em termos de agilidade, precisão e eficácia.

Por fim, usar planilha para controle pode trazer muitas limitações para o dia a dia da empresa. Deixe as planilhas de Excel de lado e conheça o CRM da Widesys, ideal para quem atua no setor imobiliário!

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